Muda – Muri – Mura in relatie tot Workforce Management
In de logistiek wordt de organisatie gedreven door klantvraag. Het principe van "pull" — waarbij de klantvraag de logistieke flow bepaalt — past perfect binnen de Lean-filosofie. Toch wordt deze klantvraag vaak ervaren als een bottleneck in de dagelijkse logistieke operatie. Waarom?
De klantvraag leidt op bepaalde momenten van de dag of bepaalde dagen van de week tot een onevenredige werkdruk op afdelingen of zelfs overbelasting van medewerkers. Hoewel dit inherent lijkt aan een klant gedreven proces, is het niet onoplosbaar.
De oplossing? Combineer Lean met Workforce Management
Een flexibele organisatie ontstaat niet vanzelf. Die bouw je door goed georganiseerde Workforce Management (WFM) in combinatie met de Lean-principes Muda, Muri en Mura.
De betekenis van de drie M’s
Muda (Verspilling) staat voor verspilling, in tijd, middelen en talent. Eén van de belangrijkste vormen van verspilling is het onbenut laten van medewerkerspotentieel. Wanneer medewerkers slechts op één taak inzetbaar zijn, laat je flexibiliteit liggen. Door medewerkers breder op te leiden, verhoog je inzetbaarheid en voorkom je verspilling van talent.
Muri (Overbelasting) staat voor overbelasting van mensen en middelen. Bij pieken in de klantvraag kunnen medewerkers of machines de hoeveelheid werk niet meer aan. Dit leidt tot stress, fouten, uitval of stilstand van processen.
Mura (Ongelijkheid) verwijst naar ongelijkheid of onbalans in het proces. Bij een ongelijke verdeling van werk is de ene dag te druk en de andere dag te rustig. Medewerkers worden daardoor óf overvraagd óf zitten zonder werk. Beide situaties zijn inefficiënt en demotiverend.
Wat is Workforce Management (WFM)?
WFM is het inzetten van de juiste mensen, op het juiste moment, met de juiste vaardigheden, op de juiste plek. Het WFM-proces bestaat uit vier hoofdfasen:
- Forecasting
Voorspellen van de benodigde capaciteit. - Capaciteitsplanning
Het afstemmen van de verwachte werkvraag op de beschikbare medewerkers. Dit vormt de blauwdruk voor een stabiele operatie. - Roosteren
Het vertalen van planning naar concrete diensten, rekening houdend met beschikbaarheid, regels en inzetbehoeften. - Registreren, Verwerken & Informeren
Urenregistratie en -verwerking geven inzicht in kosten en vormen de basis voor continue verbetering via de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus.
De kracht van het combineren van WFM met Lean-principes
Praktijkvoorbeeld: de invloed van de reclamefolder
De klant van de logistieke afdeling zijn winkels in steden en dorpen. Het marketingbeleid van deze winkels kent een ritme van "dikke" en "dunne" folders — waarbij de dikke folder een groter promotieaanbod bevat en dus meer klantverkeer (en dus werk) veroorzaakt.
- In de week van de dikke folder stijgt de werkdruk fors → Muri (overbelasting)
- In de week van de dunne folder daalt het werk aanzienlijk → Mura (onbalans)
De interventie
De logistieke werkweek werd uitgebreid van 5 naar 6 dagen. Hierdoor:
- Wordt in de drukke week een extra werkdag gebruikt om de logistieke piek op te vangen. Het aantal diensten per dag wordt met 25 % gereduceerd en reduceer je de pool van benodigde medewerkers.
- Wordt in de rustige week tijd benut om logistieke taken voor te bereiden voor de volgende drukke periode.
- Ontstaat er ruimte voor ontwikkeling en opleiding van de logistieke medewerkers → Muda (verspilling van talent wordt voorkomen)
Resultaten
- Evenredige verdeling van werkdruk (Mura aangepakt)
- Voorkomen van overbelasting (Muri verminderd)
- Optimaler gebruik van talent en inzetbaarheid (Muda gereduceerd)
- Stabielere capaciteitsplanning en voorspelbaarder rooster
- Betere medewerkerstevredenheid en hogere flexibiliteit in de organisatie
Tot slot: WFM staat nooit op zichzelf
Het effectief toepassen van Workforce Management vereist een breder gesprek over procesoptimalisatie. Door Lean-methodieken te integreren — in het bijzonder Muda, Muri en Mura — creëer je rust, flow en flexibiliteit in je organisatie.
Door WFM slim te combineren met Lean:
- Verhoog je de voorspelbaarheid en stabiliteit.
- Reduceer je de kosten.
- Verhoog je de inzetbaarheid en motivatie van je medewerkers.
- En verbeter je uiteindelijk de klanttevredenheid.