VSM en Workforce Management
Value Stream Mapping en Workforce Management: Een krachtige combinatie
“De personeelsplanning is een drama!”
Niet zelden hoor je dit soort verzuchtingen op de werkvloer. Of het nu “Wie dít bedacht heeft…” of “Het is elke week weer gedoe” is — het signaal is duidelijk: er speelt een probleem. En hoewel dat woord in Lean-termen neutraal bedoeld is, voelen de gevolgen op de werkvloer allesbehalve neutraal aan.
Toch slaan we vaak een cruciale stap over. In plaats van eerst goed te onderzoeken waar de oorzaken van het probleem zitten, bedenken we direct oplossingen. Het gevolg? Er wordt een pleister geplakt, maar de onderliggende oorzaak blijft bestaan.
De oplossing? Combineer Lean met Workforce Management
De kracht van Lean zit in het gestructureerd aanpakken van problemen:
- Stel het probleem vast.
- Onderzoek de oorzaken.
- Implementeer een oplossing die de oorzaak daadwerkelijk wegneemt.
Een praktische Lean-methodiek hierbij is Value Stream Mapping (VSM).
Wat is een Value Stream Map (VSM)?
Een VSM visualiseert alle activiteiten die nodig zijn om een product of dienst te leveren aan de klant. Door dit overzicht ontstaat inzicht in het hele proces: welke stappen voegen waarde toe, welke niet, en waar zitten de knelpunten?
Als je een VSM maakt van het proces “het maken van een rooster”, kom je al snel tot waardevolle inzichten en vragen, zoals:
- Wie is eigenlijk de klant van het rooster?
- Welke afdelingen zijn betrokken?
- Hoe loopt het roosterproces nu echt?
- Waar gaat het precies mis?
Deze vragen vormen de basis voor verbeteringen die structureel zijn in plaats van symptoombestrijding.
Workforce Management: de basis van goede planning
Roosteren is slechts één onderdeel van het bredere proces van Workforce Management (WFM). WFM draait om het inzetten van de juiste mensen, op de juiste plek, op het juiste moment, met de juiste vaardigheden. Het proces kent vier fasen:
- Forecasting
Het voorspellen van de benodigde capaciteit op basis van verwachte vraag. - Capaciteitsplanning
Het matchen van de vraag met het aanbod aan medewerkers – de blauwdruk voor een stabiele operatie. - Roosteren
Het vertalen van planning naar concrete diensten, rekening houdend met wetgeving, beschikbaarheid en behoeften. - Registreren, Verwerken & Informeren
Het vastleggen van gewerkte uren, analyse van afwijkingen en continue verbetering via de PDCA-cyclus.
Waarom Lean en Workforce Management samen sterker zijn
Door VSM toe te passen op het roosterproces binnen de context van Workforce Management krijg je diepgaand inzicht in de werkelijke oorzaken van planningsproblemen. Niet alleen symptoombestrijding dus, maar échte, duurzame verbetering.
De combinatie zorgt ervoor dat:
- Processen integraal worden bekeken, in plaats van in silo’s.
- Verborgen verspillingen zichtbaar worden.
- Oplossingen aansluiten op de praktijk én strategisch beleid.
Zet de volgende stap
Wil je zelf aan de slag met het verbeteren van je roosterproces en de samenwerking tussen afdelingen versterken? Laat je ondersteunen door Fortify 073. We helpen je om vanuit Lean én Workforce Management grip te krijgen op je planning.